「議事録」は、会議の進行や決定事項を記録する書類であり、どんな会議にもついて回るマストなものです。

会議が始まって突然上司から、「じゃあ君、今回の議事録よろしく。外国人の役員もいるので英語でね」と言われて、あなたはすぐに英語の議事録をつくれますか?フォーマットやルールをきちんと理解していないと、あたふたしてしまったり、とんでもない議事録が出来上がってしまったりするでしょう。

そこで今回は、英文議事録を書く上で最低限気を付けておきたいポイントを紹介していきますので、いつ英語での議事録の作成を頼まれても対応できるように身につけておきましょう!

英語の議事録で必ず書くべきこと

議事録は、公文書などとは異なり比較的インフォーマルな書類です。そのため、体裁やフォーマットに厳しい縛りはありませんが、ある程度の要件は満たす必要があります。

会議のタイトル

何の会議なのか、一目みてわかるようなタイトルをつけることが重要です。短すぎても、冗長でも好ましくありません。タイトルの例には以下のようなものがあります。

the 11st monthly regular meeting
第11回月例会議
the 2nd Joint special meeting
第2回合同特別会議

「第〇回」のように、開催回をナンバリングする必要がある場合には、1st, 2ndのように、文頭に数字をつけましょう。ある特定の1ミーティングの議事録ですので、文頭には常に「the」をつける必要があります。

また、以下で解説する目的(purpose)とタイトルは似て非なるものです。重複しないように注意しましょう。

開催日時(Meeting Date & Time)

英語か日本語かに関係なく、記録文書に記録日時を記載することはマストです。数年後、数十年後に見返しても、いつ書いた文書かわかるよう、正確に記載しましょう。

今では『Evernote』など、自動で日時や位置情報を記録できるクラウドメモで議事録をとる人も増えていますが、昔ながらの手書きやワープロソフトで議事録をとる人もまだ多いかと思います。英語で日時を手書きする際のフォーマットはいくつかありますが、これと決めたらそのフォーマットをずっと踏襲するようにしましょう。フォーマットには以下のようなものあります。

August 27, 2019
August 27th, 2019
08/27/2019

日本語の書類と同様に、英語の書類でも、ヘッダーなどに右寄せで記載することが一般的です。時差がある海外支社などと情報をシェアする場合には、どのタイムゾーンなのか明確にするといいでしょう。日本であれば、JSTを沿えればOKです。

いずれの場合も、英語では原則として月、日、年の順番で表記します。日本語の「2019年8月27日」といったように年、月、日の順番で記載されることはほとんどありません。

また、当たり前かもしれませんが、英語圏には元号というものはありません。日本語の文章で、平成や令和などの元号で記載された記録文書を英訳する必要がある場合、「Heisei」や「Reiwa」などとは訳さずに、西暦を使って英語表記に変換するようにしましょう。

平成30年8月27日 → August 27, 2018
令和元年8月27日 → August 27, 2019

時間は、何時から何時までといったように、範囲を指定して記録します。日本語では「~」を用いることが多いですが、これは全角文字であり英語圏では全く使われません。同様の表現をする際には「~」ではなく、以下のように半角のハイフン(-)が一般的です。

13:00-15:00

開催場所(Location)

議事録においては、会議の開催場所も重要な情報ですので、必ず記録しましょう。必要な情報は以下のとおりです。

  • 建物や会場の正式名称
  • (大学など、施設内に複数の建物がある場合)棟の名称
  • 何階、何号室か

自社内で完結する社外秘の書類であれば、建物名などを省略して、部屋番号だけでもOKです。いずれにせよ、後から見てすぐにわかるようになっていれば問題ありません。

Place: XXX company headquarter, room 101
場所:XXX社本社、101号室

議長・参加者・欠席者・議事録作成者
(Chairperson, Attendees, Absent, Minutes by)

議長は誰か、議事録作成者は誰かなどの情報も漏れなく記入しましょう。役割を記載する際には、コロン(:)を使用するといいでしょう。

Chairperson: Joe Fisher
議長:ジョー・フィッシャー

参加者を書く際、人名を箇条書きにするとスペースを食ってしまいます。英語の議事録では、1つの段落内に書き連ねるスタイルが一般的です。取引相手の敬称などは省略せず、どこの会社、どこの部署の人か、後から見てわかるように記載しましょう。

Attendee: Taro, Tom, John form HR, and Takashi from general affaires
出席者:タロウ、トム、人事部のジョン、総務のタカシ

また、欠席者(本来出席すべきだが、諸般の事情によりできなかった人)も議事録に明記する必要があります。主席者とは別枠で、同じスタイルで記入しましょう。

Absentee: Hanako, Jack
欠席者:ハナコ、ジャック

会議の目的(Meeting Purpose)

会議の目標(Meeting Purpose)は、この会議が終わったタイミングでどうなっていてほしいか、ということを一文でまとめたものであり、アジェンダとは異なります。

- To share information
- To assign tasks
- To set countermeasures

上記のようなものが目的になりえます。また、基本的に1つの会議には1つの目的しかありません。2つも3つも目的が重なることのないようにしましょう。

アジェンダ(Agendas)

アジェンダ(agenda)とは、その会議で話し合う議題のリストのことです。文章ではなく、名詞句で書き連ねるやり方が一般的です。

多くの場合、会議前に作成される議事進行予定表に書いてあるので、それを書き写せばOKです。以下のように、大項目と小項目の入れ子構造になっていることもあります。

- trouble reports
- a trouble in XXX machine
- a trouble in YYY system
- progress reports
- a progress report of implementation of new ZZZ system
- a progress report of the results of the last AAA project- トラブル報告
- XXXマシンの不具合報告
- YYYシステムの不具合報告
- 進捗報告
- 新規ZZZシステムの導入に際しての経過報告
- 前回のAAAプロジェクトの成果に関する経過報告

実際の会議では、これらの事項を1つ1つ検討し、対策や打開案を議論していきます。

議論内容・決定事項(Points, Decisions)

議題に対してどのような決定がなされたかなど、会議で発生したTo Doは何かを記録します。To Doを記録する際の厳密なフォーマットは特に決まっていませんが、「誰が」「何をするか」の2点を少なくとも議事録内で明確にしておく必要があります。チェックリストではないので、チェックマークなどを記載する必要はありません。

All: download the product manual and read it by tomorrow
Tom: contact XXX company and order 100 units
全員:製品マニュアルをダウンロードして明日までに読む
トム:XXX社にコンタクトを取り100個注文する

未解決内容・次の会議スケジュール(Open Issues, Next Meeting)

判断材料が足りない、第三者の回答を得るまで判断が下せないなどの理由で、議題に上がっていたものの解決に至らなかった事項を記入します。箇条書きで十分です。

Countermeasure to the trouble: not to be decided.
トラブルへの対応策:未定

上記のように、コロンでつなぐとスマートになります。

最後に、次回のミーティングのスケジュールを付記しておくといいでしょう。

Next meeting: 09/27/2019

その他メモ

会議中に得られたちょっとしたアイデアや気づきなど、備忘録的な事項はその他の事項でまとめて記載します。間違っても書類のマージン部分にメモ書きなどはせずに、体裁を整えて記録することが重要です。

種々雑多な情報が混在することになるので、わかりやすくするために箇条書きにするのがおすすめです。

議論の要点だけをまとめて議事録をつける

議事録をまとめる際には、要点だけを簡潔に書くように心がけましょう。

〇:to be renewed.
△:It is going to be renewed.
更新される予定

to be renewedのみでも、意図することはきちんと伝わります。英語で主語を省くことは基本的にNGですが、議事録はわかりやすさ優先ですので、省いてもOKです。

ミーティング前にやっておくべき準備

ミーティングの前にやっておくべき事項を解説していきます。

議事録のひな型を作成する

マストで記載する項目をまとめた、議事録テンプレートを用意しておきましょう。自分でフォーマットをゼロから作成してもOKですが、社内共用のテンプレートや、代々受け継がれているテンプレートがあれば、それを優先して利用しましょう。

メモやボイスレコーダーを持参する

同僚に頼んでメモ(バックアップ)をとってもらったり、ボイスレコーダーを用いて記録したりするようにしましょう。万が一記録を取り損ねた情報が発生したとしても、後から回収することができます。

参加予定者へ通知・出席確認をする

議事進行予定表の段階で、ある程度参加者を確定させておく必要があります。必ず参加する人には連絡する必要はないかもしれませんが、参加が未確定の人には連絡しておくべきでしょう。

また、この段階で出席者の氏名の英語表記について明確にしておくと、事がスムーズに進みます。たとえば、東南アジアやインド系の人名の英語表記の中にはものすごく複雑なものが多く、スペルミスが頻繁に発生します。ミドルネームやサーネーム(男性ならMr. 女性ならMs. 男女問わず、博士号取得者ならDr.)などにミスがないようにしましょう。

英語の議事録テンプレート

最後に、最低限必要なポイントをまとめた英語議事録のテンプレートを確認してみましょう。

以下をコピペして、使ってみてください。必要ない部分を削除したりするなどして、自分だけのオリジナルテンプレートを作成するのも良いでしょう。

the 10th weekly general meeting

Date and time: 08/30/2020 13:00-14:00
Place: 505 mtg room in the headquarter
Chairperson: Freddie Mercury
Minute by Bruce Willis

Attendee: Harrison Ford, Chris Pratt, Ewan McGregor from HR department, and Johnny Depp from general affairs
Absentee: Ken Watanabe and Daniel Radcliffe

Meeting Purpose
- To share information and decide next steps and actions

Agenda
- Progress reports
- A report of newly implemented antivirus software
- A report of the last market survey
- Assignment of tasks
- Supplementary reports

Open issues
- No open issue found

Next steps
All: Upload their contact information to the system
Johnny: Send out email to all of our staffs

Miscellaneous
- one of the chairs in the meeting room is broken and to be fixed

Next meeting date: 10/10/2019

スマートな英語議事録の書き方まとめ

英文議事録を作成する難易度はそこまで高くありませんが、何も知らずに取り組もうとすると面喰ってしまいかねません。今回紹介した、最低限のポイントさえマスターすれば、英語に苦手意識がある人でも問題なく英文議事録を作成できます。

クオリティの高い議事録を作成できれば、社内評価を上げて新たな仕事を任せられる可能性も高まります。ぜひマスターして、自信を持って英語の議事録を書けるようになりましょう!

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