英語での電話は、相手の顔が見えないため、対面で英会話するよりもハードルが高く感じると思います。しかし、最低限のフレーズとマナーさえ知っておけば、たとえ初心者でもスムーズにやりとりができます!今回は、英語初心者向けに、電話での定番フレーズや最低限のマナーをまとめてみました。

英語でもフローは日本語のときと同じ

英語の電話でも日本語の電話でも、ビジネスマナーなどの大枠は変わりません。おおまかな流れは以下のとおりです。

  1. あいさつをして、名乗る
  2. 取り次ぎが必要なら手配する
  3. 要件を伝える
  4. お礼のあいさつをする
  5. 電話を切る

では、それぞれのステップでどのように英語で対応すればいいのか、確認していきましょう。

英語で電話をするときに気をつけること

英語の電話において、ぜひ気をつけていただきたいことを確認していきます。

堂々とハッキリ話す

英語の電話では、すばやく伝えるよりも、確実に伝えることを心がけましょう。ペラペラとスピーディに話す必要はありませんので、堂々と、はっきりと内容を伝えます。また、相手に必ず伝えなければならない重要な情報は、より入念に言いましょう。前置詞など、特に重要な意味を持たない語は強調する必要はありません。

丁寧な表現を心がける

電話では相手の顔が見えません。相手に失礼のないよう、普段よりいっそう丁寧な表現を心がけましょう。長い前置きや挨拶を加えるのではなく、「May I ~?(~いたしましょうか?)」や「Could you ~?(~していただけませんか?)」などの丁寧表現を使うだけでOKです。

相手に何かをお願いする場合でも、動詞からはじまる命令形単体ではとがった表現になってしまいますので、文頭や末尾にPleaseを付け加えましょう。

メモを取る

正しく応対することで精一杯になってしまい、相手の話していることが全く頭に入ってこなかったり、後になって忘れてしまったりしては本末転倒です。手元にメモを置きながら逐一、相手から聞いた情報を書き留めましょう。

日時や人数などの数字に関する情報は特に注意して書き留めましょう。後からわかるように、メモ帳には、

check in:17:00
day:Dec 8 2018
people:2

のように、単語と数字を並べて箇条書きですばやく書くと良いでしょう。

また、相手が言ったことを復唱すると、自分の記憶に残りやすくなる上、相手にもきちんと伝わったことが確認できます。

What you told is that ~, right?
つまり~ということでよろしいでしょうか?

のように聞いてみましょう。認識にずれがあった場合は相手方から正してくれるでしょう。

【ビジネス】英語で電話がかかってきた! 用件をきちんとくみ取る英会話表現

「オフィスで突然電話が鳴って、何の準備もないまま取ってみたら英語だった!」といった経験はありませんか? そんなときも、かんたんなフレーズを少し知っておけば問題なく対応できるでしょう。

電話を受けたらまず言いたい英語フレーズ

英語の「もしもし」にあたる挨拶は「Hello」でいいでしょう。その後に会社名と自分が何者かを名乗りましょう。例えば、

Thank you for calling XX company.This is 〇〇. How may I help you?
もしもし、××会社の○○です。どのようなご用件でしょうか?

など簡単な表現で大丈夫です。うまくつながらない、相手の声がうまく聞き取れないのであれば、「Hello?(もしもし?)」のように、すこし問いかけるように言い直しましょう。

他の人に取り次ぎの対応をする

相手の用事が自分ではなく、ほかの人である場合は取り次ぎをします。

I will transfer your call.
お取り次ぎぎいたします

といったフレーズが便利です。またこのフレーズの後に、「Please hold.(少しお待ちください。)」といったフレーズを付け加えて保留すると丁寧になります。

もし取り次ぎ先の人が不在であれば、

I’m afraid he/she is out.
すみませんが、今は不在にしております

忙しくて対応できそうにない場合は、

I’m afraid he/she is not available now.
すみませんが、今は対応できません

と答えましょう。「I am afraid ~.(すみませんが、~です。)」は、「I’m sorry.」よりもビジネスライクな表現で、電話対応で使える英語表現です。

【ビジネス】外国人に英語で電話をかけるときの英会話表現

次は、こちらから英語で電話をかけるときに注意したいことを解説します。相手に敬意を払い丁寧な対応を心がけるという点は共通です。一つひとつ確認していきましょう。

まずは会社名と自分の名前を伝える

相手が電話に出たら、

Hello, this is ○○ from ×× company.
お世話になっております、××会社の○○です。

と伝えましょう。時間帯によっては「Hello.」ではなく、「Good morning」や「Good afternoon」「Good evening」を使いわけたほうがいい場合もあります。

担当者を呼び出す

担当者を呼び出したい場合は、以下の表現で大丈夫です。

Is Mr. 〇〇 available?
○○さんはいらっしゃいますか?

May I speak to Mr. ○○.
○○さんをお願いします。

I want to speak with 〇〇. (〇〇さんと話したいのですが。)」でも一応伝わりますが、ビジネスシーンですと稚拙な印象を与えかねません。

用件を伝える

担当者につながったら改めて挨拶をし、会社名と自分の名前を伝えましょう。その後、本題に入ります。用件を言うときには、

I am calling you to ~.
~のためにあなたにご連絡差し上げたのですが。

といった、「I am calling you ~」から始まる表現から切り出すと良いでしょう。

留守番電話になったら

もしも相手が電話に出ずに留守番電話になった場合には、必ずメッセージを残しましょう。日本と同じで、「ピー」と音が鳴った後にメッセージを残します。時間内に簡潔に用件を話す必要がありますが、もしまとめるのが難しければ、以下のようなフレーズを使って後で伝えましょう。

Hello, this is ○○. Please call me back.
もしもし、○○です。後でコールバックをお願いします。

Hello, this is ○○. I will call you again later.
もしもし、○○です。後でかけなおします。

この際、対応可能な時間を言ったり、折り返し先の電話番号を伝えたりしておくと親切です。

I am available anytime between 9 to 12.
9時から12時まで対応できます。

Please call my mobile later. The number is ○○○….
後で携帯に電話をかけてください。番号は○○○…です。

予約電話をかけるときの英会話例文

ビジネスシーン以外で電話がよく使われるシチュエーションとして、予約の電話があります。こちらも便利なフレーズがありますので、確認していきましょう。

新規で予約をするとき

レストランやホテルに予約の電話をかけるときには、

I would like to make a reservation.
予約をしたいのですが。

または、もっとシンプルに、

I want to make a reservation.
予約をしたいのですが。

といった表現が使えます。予約をしたいという意思さえ伝われば、あとは相手が必要事項について質問をしてくれることが多いので、「two people(2名です。)」「February sixteenth(2月16日で。)」「seven PM(午後7時に)」と簡潔に答えるだけで大丈夫です。

予約の確認をするとき

予約の確認をするときには、「confirm(~を確認する)」という単語が便利です。例えば、

I would like to confirm my reservation for ~.
~の予約の確認をしたいのですが。

のように聞いてみましょう。

まとめ

英語での電話は相手の顔が見えない分、対面の英会話よりも緊張して話しにくく感じるでしょう。しかし、ルールやマナーは日本語のそれと共通する部分も多く、日本語で話をする時と同じことに気をつければ問題ありません。

電話でよく使われる基本的なフレーズを頭に入れて、相手に敬意を払ってやり取りをすれば、スムーズに会話は流れ、トラブルになることはまずありません。また、実際に英語での電話を何度か経験していくうちに慣れていきますので、物怖じせず、実践しながらノウハウを学んでいきましょう!

この記事が気に入ったら
フォローしよう

最新情報をお届けします

Twitterでフォローしよう

ピックアップ